home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Precision Software Appli…tions Silver Collection 1 / Precision Software Applications Silver Collection Volume One (PSM) (1993).iso / tutor / pcl57.arj / PART2.EXE / DATABASE.TUT < prev    next >
Text File  |  1992-12-30  |  11KB  |  195 lines

  1.  
  2.        ---------------------------------------------------------------- 
  3.  
  4.                     USING DATABASES - THAT FEELING OF POWER 
  5.  
  6.        ---------------------------------------------------------------- 
  7.  
  8.        It is said that there are three classes of programs which 
  9.        interest business and home computer users: 
  10.  
  11.        Word processors help you talk about money. Spreadsheets help you 
  12.        keep track of money. But databases help you MAKE money. Given 
  13.        that provocative insight, let's probe deeper . . . 
  14.  
  15.        A database program allows you to store, sort, organize, retrieve 
  16.        and prepare reports about information in a logical way. Facts, 
  17.        figures and ideas all benefit from careful organization, 
  18.        retrieval, sorting and storage. Spreadsheets come with a formal 
  19.        layout (rows and columns) and are best used for examining 
  20.        relations BETWEEN items and MANIPULATING the results. 
  21.  
  22.        Databases require a more STRUCTURED format for the information. 
  23.        They are, however, more flexible in layout and allow more 
  24.        reporting variety on the information contained in the database. 
  25.        Most databases work with records or forms (like 3 x 5 cards). 
  26.        You can specify the information contained: names, addresses, 
  27.        client types and so on. Each form within a database always 
  28.        contains the same information. Just like filing cards which 
  29.        always contain the same entries.  A good way to think of a 
  30.        database is a shoebox with many baseball cards - each with the 
  31.        same headings (field names). Each card of course contains 
  32.        different information. An important term used in describing and 
  33.        working with databases is the FILE which is a collection of 
  34.        similar RECORDS like a shoebox full of baseball cards. A RECORD 
  35.        is the data items which are duplicated to make up the file (each 
  36.        baseball card.) Each record has FIELDS which are items within 
  37.        like the date of birth for an individual baseball player. Lower 
  38.        still is the CHARACTER is simply an individual number, symbol or 
  39.        alphabet letter. Characters are sometimes called character 
  40.        strings. Common character data might include names, product 
  41.        labels, numeric identification or other data. In addition some 
  42.        fields are fixed in length and must be set prior to database use 
  43.        (e.g., PC FILE:DB) while others allow flexible length character 
  44.        strings to be entered (e.g., Microsoft Works). These limits are 
  45.        set by either or both the available disk space and available RAM 
  46.        memory space. 
  47.  
  48.        But many databases extend still further. New database products 
  49.        include capabilities for graphing relationships between sets of 
  50.        data, producing summaries and even working with pictures. 
  51.        Another useful feature is error checking within a database which 
  52.        means that if the field is preset to only allow zip codes, if a 
  53.        dollar amount or state abbreviation is mistakenly entered, the 
  54.        computer will beep and pause for another try. Further databases 
  55.        can be preset to only work in some fields with real numbers or 
  56.        integers depending on data needs. 
  57.  
  58.                           An example database screen: 
  59.                   =================================================
  60.  
  61.                             ---- CUSTOMER LIST ----
  62.  
  63.                      name:                      product used:
  64.                      address:                   frequency of use:
  65.                      city:                      social security no:
  66.                      state:                     birthday:
  67.                      zip:                       category:
  68.                      remarks:                   date of first contact:
  69.  
  70.                    =================================================
  71.  
  72.        The above is a simple screen layout for a database customer file 
  73.        or christmas card mailing list. Many databases can also list 
  74.        information in columns or a list view) and in many different 
  75.        report styles. The exciting idea behind databases is that you 
  76.        can retrieve a single record or groups of records very quickly. 
  77.        You could, for example, locate all customers who use a 
  78.        particular product. Or perhaps all customers in the same city 
  79.        over a certain age (calculated from the birthday field) who 
  80.        purchased from your store within the last year. 
  81.                                       
  82.        There are two general styles or types of database programs: 
  83.        single file (also called flat file or file manager type) and 
  84.        multi-file (also called relational). Single file type databases 
  85.        operate on one set of information at a time while multi-file 
  86.        (relational) databases work with many interrelated sets of data 
  87.        at once. An example of single file would be cards in a recipe 
  88.        box; the cards could be sorted, searched and checked one at a 
  89.        time. A relational, multi-file database could interrelate a set 
  90.        of recipe cards to a set of cooks and a set of diners and a set 
  91.        of dates available for dinner - all at the same time! Complex, 
  92.        but useful . . . 
  93.  
  94.        Generally, single file databases are easy and relatively 
  95.        inexpensive (as well as being suitable for beginners). Examples: 
  96.        Microsoft Works, Pc-file, Q & A and Reflex.  Multi-file 
  97.        databases are more complex, and more expensive. Examples: dBase, 
  98.        Paradox and Rbase. 
  99.  
  100.        Some databases store excess data during program operation on 
  101.        disk, while others store data only in limited RAM memory during 
  102.        operation and then place data on disk when the computer is shut 
  103.        off. Disk based databases can hold more information but are a 
  104.        little slower searching and sorting. RAM based databases are 
  105.        fast but can only hold a finite amount of data since they must 
  106.        contain everything within RAM. Generally many relational 
  107.        databases are disk based while flat file, simple databases are 
  108.        RAM memory based. 
  109.  
  110.        Reporting capabilities are also of interest. A database must be 
  111.        able to "let you see" or REPORT the data in different ways. Some 
  112.        format possibilities are columns, cross tabs, graphs and 
  113.        extracted lists. The idea is flexibility in printing of reports. 
  114.  
  115.        The sorting of data is crucial. A sort refers to the reordering 
  116.        of data on the disk or within RAM memory. You might wish to sort 
  117.        your database into a list by zip code order to take advantage of 
  118.        bulk mailing rates. Later you might wish to resort the same data 
  119.        into a list with high income customers are the top and low 
  120.        income customers at the bottom. The useful possibilities are 
  121.        endless. Disk based database programs usually store a special 
  122.        INDEX file which cross references the main data and keeps track 
  123.        of where individual records are located. This allows for faster 
  124.        searching and sorting since the smaller index is examined rather 
  125.        than churning through all the records to find or delete data. 
  126.        Multiple indexes refers to the capability to have separate 
  127.        indexes on one database. Each index reflects a different sorting 
  128.        pattern. 
  129.  
  130.        Searching or selecting data can be tedious or easy depending on 
  131.        the program. Some programs like Q & A allow you to recall data 
  132.        by asking in simple english sentences or phrases. This may be 
  133.        easy at first but limits greater intricacy later. Most programs 
  134.        allow for expressions which can search at a refined level but 
  135.        require phrases such as: 
  136.  
  137.        STATE="WA" or STATE="OR" and INCOME >="$45,000" 
  138.  
  139.        This is a bit more "mathematical" in appearance but isn't hard 
  140.        for the beginner to master with practice. This more 
  141.        "mathematical" approach to searching allows pinpoint accuracy. 
  142.  
  143.        Modern database programs can act a bit like spreadsheets in 
  144.        allowing the calculation of fields. This means that if a number 
  145.        or item is entered into a field of the database, another field 
  146.        will instantly "fill itself in" with a number or word 
  147.        automatically. This calculation of results is based on the entry 
  148.        of the previous field!  Many databases have built in functions 
  149.        just like spreadsheets. You can use them to calculate loan 
  150.        amounts, quarters within the calendar year, cosines, and other 
  151.        results based on a previous field of data. 
  152.  
  153.        Databases can operate in one (or several) of three distinct 
  154.        ways: 1) Menus are present which you pull down to select choices 
  155.        such as sorting or deleting data. 2) Macros are invoked which 
  156.        simply play back pre-recorded sequences of typed commands. For 
  157.        example you press the key combination ALT-S and a special macro 
  158.        you pre-recorded earlier issues a series of commands to the 
  159.        keyboard which tell it to retrieve a certain file, search it for 
  160.        high income customers, sort the data into order by zip code and 
  161.        then print a report list. All this from one keystroke! 3) The 
  162.        final method for database operation is full programming mode 
  163.        which allows the package to perform under the control of a 
  164.        sophisticated series of commands which accept data, sort and 
  165.        search it and make decisions as to which part of the program 
  166.        should be used next. A programmed database is useful when full 
  167.        sophistication is needed or when untrained workers must not be 
  168.        allowed to tinker with the underlying database. Programming 
  169.        controls the steps the database uses to perform its job. 
  170.        Increasingly, external vendors provide written programs which 
  171.        can, for example, allow a package such as dBase to function as 
  172.        an accounting package for a pharmacy or a fund raising database 
  173.        for a church. The program changes the structure and performance 
  174.        of the database to a precisely tuned information system for a 
  175.        specific need. 
  176.  
  177.        Yet another area of interest is the importing and exporting 
  178.        (transfer) of data between database programs. Some computer 
  179.        users maintain data and report on results from a database 
  180.        program. However the data can be transferred from the database 
  181.        to a spreadsheet for closer analysis, graphing or consolidation. 
  182.        This transfer capability also allows you to "take your data" to 
  183.        another database program if you outgrow the capabilities of a 
  184.        simple database package which becomes limited in capabilities 
  185.        and must be discarded. You may have to discard the program, but 
  186.        need to take the data from it into a newer database program.      
  187.  
  188.        Tutorial finished. Have you registered PC-Learn to receive your
  189.        bonus disks? Registration is encouraged. Shareware works on the
  190.        honor system! Send $25 to Seattle Scientific Photography, 
  191.        Department PCL5, PO Box 1506, Mercer Island, WA 98040. Latest 
  192.        version of PC-Learn and two bonus disks shipped promptly!
  193.  
  194.        
  195.